Etiket Pelayanan Surat Menyurat dan Kearsipan

 

Istilah Pekerjaan kantor pada dasarnya sama dengan tata usaha, yang dalam bahasa inggrisnya di sebut sebagai Office Wordatau atau Clerecal Work, yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang di perlukan dalam setiap usaha bersama.

   Menurut G.R. Terry, "pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan". Sedangkan menurut William Henry Leffingwell dan Edwin Robinson, mengatakan bahwa, "pekerjaan kantor" adalah "pekerjaan yang pertama-tama berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat guna di pakai untuk keterangan di kemudian hari.

   Kantor merupakan pusat kegiatan, pemikiran dan komunikasi yang menggerakan seluruh jaringan organisasi. Dikantor diolah segala macam persoalan yang menyangkut hidup matinya organisasi. Karena itu pekerjaan kantor pada hakikatnya juga ikut menentukan nasib organisasi. Pada dasarnya ada dua jenis pekerjaan kantor, yaitu sebagai berikut.

a.  Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan,
     yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis. Di antara yang termasuk ke dalam kelompok ini adalah :
1) Pengurusan atau penanganan surat (surat masuk dan keluar)
2) Penyimpanan surat (kearsipan)
3) Pengetikan
4) Pengurusan kepegawaian
5) Pengurusan Keuangan
6) Pengurusan perlengkapan
7) Penggandaan
8) Pembuatan laporan

b.  Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan,
     yaitu, pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis. Keliatannya pekerjaan ini sepele, tetapi bila dilaksanakan dengan baik maka akan bermanfaat yang sangat besar bagi organisasi kantor dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Yang termasuk kelompok ini adalah :
1) penerimaan tamu,
2) pelayanan telepon,
3) pelayanan keamanan, dan
4) pelayanan kebersihan

Untuk meningkatkan produktivitas pekerjaan kantor sangat ditunjang oleh berbagai aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor. Salah satunya adalah pengelolahan kearsipan yang baik.

   Mengelola arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yang disesuaikan dengan besar atau kecilnya suatu organisasi kantor. Dalam pelaksanaannya, pengelolahan arsip dapat dilakukan dengan dua sistem, yaitu buku agenda dan sistem kartu kendali.

itu tadi penjelasan dari Etiket Pelayanan Surat Menyurat dan Kearsipan, semoga bermanfaat...